Jak zvýšit produktivitu: Nejlepší tipy od Daniela Gamrota

V červenci jsme k nám do firmy pozvali Daniela Gamrota na školení, které bylo plné praktických rad a triků pro zlepšení produktivity a efektivní práci. Chceme se s vámi o ně podělit, protože i vám mohou pomoci lépe řídit svůj čas a energii.

Automatizujte ⚙️

Automatizace opakujících se úkolů vám může ušetřit spoustu času. Používání nástrojů jako Apple Shortcuts a pro náročnější Obsidian vám pomůže lépe organizovat vaše pracovní postupy a poznámky. Whisper od OpenAI je skvělý pro přepis mluveného slova do textu, což vám umožní rychle zachytit a upravit nápady. Audiopen.ai funguje přes webový prohlížeč a umožňuje rychlé zachycení myšlenek.

Plánujte efektivně svůj čas ⌛️

Jednou z klíčových technik je timeboxing. Tato metoda zahrnuje plánování konkrétních časových bloků pro jednotlivé úkoly. Pomocí aplikací jako Fantastical můžete strukturovat svůj kalendář pomocí profilů a zajistit, že máte dostatek času na důležité úkoly. Vystačíte si ale s “obyčejným” Google kalendářem, ve kterém budete rozlišovat barvičkami a ukládat si bloky úkolů.

Znáte P.A.R.A. systém? Pomůže vám organizovat poznámky a úkoly do přehledných kategorií. Budete lépe spravovat projekty, oblasti zájmu, zdroje informací a archivy.

Vše si zapisujte ✍🏻

Mít záchytné místo pro vaše myšlenky a nápady je klíčové. Používejte rychlé poznámky, ať už v aplikaci jako Notes, Obsidian nebo kdekoliv jinde. Ideálně si udržujte inbox v e-mailu s minimálním počtem položek (inbox zero), což vám pomůže lépe se soustředit na to, co je důležité.

Mějte denní rutinu ⏰

Nastavte si dvě krátké denní rutiny – ranní a odpolední. Ráno věnujte 5 minut zpracování svého inboxu (prostoru s poznámkami) a přípravě na nový den. Odpoledne věnujte 5-10 minut kontrole, co jste ten den zvládli a co je třeba udělat další den. Tato pravidelná revize vám pomůže udržet pořádek a soustředění jak v osobním, tak pracovním životě.

Znáte svůj cirkadiální rytmus? 🔋

Nezapomínejte na důležitost fyzického a mentálního zdraví. Vaše tělo je synchronizované s východem a západem slunce a funguje na principu tzv. cirkadiálního rytmu. Každý z nás během každého dne zažije “výkonnostní špičku”, která začíná přibližně 90 minut po probuzení a trvá 2–3 hodiny. Na tento čas si plánujte nejtěžší úkoly. Po "údolí smrti", ve kterém se vyhýbejte důležitým rozhodnutím následuje “druhý dech”, který trvá opět 2–3 hodiny a je ideální pro kreativnější aktivity. Přizpůsobte svůj pracovní plán těmto přirozeným cyklům. K určení těch vašich můžete využít tento Danielův test.

Nenechte se rušit 🔇

Naučte se odbourávat rušivé myšlenky a mít kontrolu nad svým pracovním procesem:

1. Kontrola: Mějte záchytné místo na nápady, poznámky a informace – váš inbox. Raději si věc rychle zapište, než ji zapomenete a zároveň vás myšlenky dále nebudou rozptylovat, protože budete vědět, že je máte zaznamenané a můžete se k nim později vrátit.
2. Zpracování: Každý den si projděte svůj inbox a poznámky. Rozhodněte se, zda úkol smažete, delegujete, uděláte hned nebo odložíte na později (tzv. pravidlo 4D - Delete, Delegate, Do, Defer).
3. Systém: Mějte jasné schéma pro ukládání úkolů do kalendáře a poznámek. Používejte timeboxing a přemýšlejte, kdy se vám úkoly budou dělat nejlépe.

Buďte efektivní a zjednodušte si práci ⌨️

Naučte se používat klávesové zkratky ve svých oblíbených aplikacích, jako je Gmail a vytvářejte vlastní klávesové zkratky. Aplikace jako Homerow nebo Keyboard Maestro vám pomohou rychleji se pohybovat po obrazovce a zefektivnit práci. Archivujte své e-maily a v inboxu si nechte pouze nevyřešené položky.

Pracujte s myšlenkami a projekty 💭

Používejte aplikace jako ScreenBrush pro označování věcí během zoom callů a dalších online schůzek. Pro projekty, kde si nejste jisti, zda je chcete hned řešit nebo si je potřebujete nechat uležet, si vytvořte seznam "někdy možná" a jednou za čas ho projděte a upravte.

Plánujte a dělejte revize ✅

Každý týden si naplánujte své nejdůležitější úkoly a připravte si plán na následující týden. Tento plán by měl zahrnovat nejen pracovní úkoly, ale také osobní cíle a vizi. Při plánování dne si dávejte časovou rezervu na nečekané věci, ideálně cca 40 % času.

Udržte pozornost 🧘🏻‍♀️

Hluboká práce se nejlépe dělá v blocích trvajících cca 45–75 minut, následovaných krátkou pauzou (jděte ven, na vzduch, popovídejte si s kolegy). K lepšímu soustředění může přispět i hudba s rytmem okolo 140 BPM, která vás motivuje a zvyšuje vaši chuť do práce. Najděte si způsoby, jak si udělat práci zábavnou, například spoluprací s kolegy, hledáním nových věcí k učení nebo posloucháním motivační hudby. A za těžký úkol se nezapomeňte odměnit.

Říkejte “ne” a nastavte si jasně priority ❌

Mít přehled o svých prioritách je zásadní. Naučte se říkat "ne" ad hoc úkolům, které se vyskytnou a není potřeba je řešit hned a požadavkům, které neodpovídají vašim cílům a hodnotám. Aby se vám odmítalo snáze, připravte si dopředu, jak budete odmítat. Slušně odmítněte a nabídněte alternativní řešení. Například: “Děkuji za pozvání, věřím, že to bude skvělá akce, ale tentokrát se nezúčastním. Rád/a dorazím příště.”

Shodují se cíle s vaší osobní vizí? 🏁

Pravidelně pracujte na své osobní vizi a dlouhodobých cílech. Pokud svou vizi ještě nemáte namyšlenou, vyzkoušejte nástroje jako Mission Statement Builder, Posviť si nebo YearCompass k definování své osobní, týmové a rodinné vize. Udržujte své cíle a hodnoty na paměti při plánování každodenních úkolů. Vše se vám bude dělat lépe, pokud víte, proč to děláte a ještě vás to baví.

Implementace těchto strategií do našich životů je pro nás cestou k vyšší produktivitě a lepší rovnováze mezi prací a osobním životem. Postupně se nám daří zlepšovat naše pracovní návyky a věříme, že i vy najdete způsoby, jak tyto tipy začlenit do svého života.

Pokud máte zájem o další praktické rady a tipy, jak být produktivnější, doporučujeme sledovat Dana Gamrota na LinkedInu nebo navštívit jeho webové stránky. Najdete tam spoustu inspirace a užitečných informací, které vám mohou pomoci na vaší cestě k produktivitě.